La pregunta de cuándo un negocio es lo suficientemente grande como para necesitar tener una cuenta de cheques separada, es una pregunta capciosa. Aunque hay opiniones diferentes sobre el tema, siempre es mejor tener una cuenta bancaria comercial, independientemente del tamaño de su negocio. De hecho, es conveniente que los propietarios de pequeñas empresas, abran una cuenta comercial de cheques, antes de realizar cualquier transacción.
Existen varias razones para separar la banca personal y la comercial, pero la principal razón de ellas, es que nunca es una buena idea combinar fondos. La combinación (o confusión) de fondos, abre la puerta a una penetración del velo corporativo que puede exponerlo personalmente a las responsabilidades de su negocio. La mezcla de fondos personales y comerciales también puede generar problemas contables y fiscales en el futuro.
Por qué su empresa necesita su propia cuenta de cheques
Su negocio va a tener muchas cuentas por cobrar (dinero que ingresa) y cuentas por pagar (dinero que egresa). Si todos esos fondos van a una cuenta de cheques personal, el riesgo de confundir los depósitos, retiros y transferencias aumentará drásticamente. Y la confusión es lo que llevará a dolores de cabeza (y cuentas) con los impuestos a finales del año fiscal.
Teniendo esto en cuenta, aquí están las principales razones por las que las pequeñas empresas de todos los tamaños, desde las nuevas empresas, a los contratistas, y hasta los propietarios únicos, deben tener una cuenta de cheques separada:
- Seguimiento de gastos: una ventaja de mantener separadas las cuentas personales y comerciales, es que siempre sabrá qué gastos son personales y cuáles comerciales. Además, muchos gastos comerciales son deducibles de impuestos y la cuenta comercial por separado ayudará a identificar esas deducciones rápidamente.
- Reduzca al mínimo los errores de contabilidad: ya sea que un propietario sea el único, y que conserva registros simples o una pequeña empresa que utiliza un sistema para el mantenimiento de los registros, una cuenta comercial de cheques por separado, facilitará la conciliación de su cuenta de cheques de forma periódica.
- Estar mejor preparado para una auditoría: las pequeñas empresas no son inmunes a las auditorías del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés). Mantener sus cuentas personales y comerciales por separado, no solo le ayudará a mantener mejores registros financieros, sino que también puede asistirlo a estar preparado para una auditoría, o incluso, para evitar que ocurra una, en primer lugar.
- Preservar el velo corporativo: el velo corporativo, protege a los propietarios de un negocio, de la responsabilidad personal por deudas o negligencia del negocio. Sin embargo, si se muestra que mezcla fondos personales y comerciales, o desvía activos comerciales para uso personal, puede perder esta protección. Sin el velo corporativo, expone todos sus activos personales a una muy alta probabilidad de riesgo.
- Fácil de abrir: con la documentación correcta (que es mínima), abrir una cuenta corriente para pequeñas empresas podría tomar solo minutos de su tiempo.
- Costo mínimo: la mayoría de los bancos ofrecen cuentas corrientes gratuitas para pequeñas empresas. Si hay cargos por cheques comerciales, generalmente se pueden evitar, manteniendo un saldo mensual mínimo, o bien cumpliendo con los requisitos mínimos de depósitos mensuales.
- Establezca una relación bancaria: a medida que su negocio crezca, también aumentará su necesidad de productos y servicios bancarios, como tarjetas de crédito comerciales, préstamos comerciales y servicios comerciales. La apertura de una cuenta corriente comercial puede ser el primer paso para formar una relación bancaria valiosa.
Las cuentas bancarias comerciales son exclusivamente para grandes empresas. De hecho, muchas cuentas corrientes de pequeñas empresas se parecerán mucho a la cuenta personal con la que está familiarizado. También son igual de fácil de usar y configurar. Suponiendo que planea mantener su negocio por un tiempo y crecer, querrá comenzar en un terreno sólido, abriendo una cuenta de cheques comerciales.
Cómo abrir una cuenta corriente comercial
Abrir una cuenta de cheques comercial es fácil, especialmente si se prepara con los documentos correctos. Ya sea que abra su cuenta en una sucursal física o la abra en línea, necesitará unos pocos documentos, dependiendo de la estructura legal de su pequeña empresa.
Independientemente de la estructura del negocio, puede esperar tener que proporcionar la siguiente información:
- Nombre
- Información de contacto (personal y comercial)
- Número de seguridad social
- 2 formas de identificación personal (licencia de conducir, pasaporte, tarjeta de seguridad social, etc.)
Abra una cuenta de cheques como propietario único
Si está haciendo negocios con un nombre que no sea su nombre legal completo, necesitará documentación adicional para verificarlo. Por ejemplo, si el nombre legal del propietario es Jack Smith y el nombre de la empresa es Smith Painting, se necesita documentación adicional. Pero si el nombre comercial es Jack Smith Painting, no es necesaria la documentación adicional.
Se necesitará uno de estos cuatro tipos de documentos si se hace negocios con un nombre diferente:
- Certificado o declaración de nombre ficticio
- Certificado de nombre supuesto
- Licencia de negocios
- Registro de Nombre Comercial
Abra una cuenta corriente como sociedad (con socios), de Responsabilidad Limitada (LLC, por sus siglas en inglés) o Corporación
Para los tipos de entidad distintos de la propiedad única, puede serle requerida documentación adicional. Aquí están los documentos que son necesarios, basados en el tipo de asociación:
- Las Asociaciones Generales necesitarán un Acuerdo de Asociación o pueden usar un Certificado o Declaración de Nombre Ficticio, Certificado de Nombre Asumido, licencia comercial o Registro de Nombre Comercial.
- Las sociedades limitadas pueden usar un Certificado de Sociedad Limitada o un documento de Sociedad Limitada.
- Las Sociedades de Responsabilidad Limitada pueden usar indistintamente, una Declaración de Calificación, un documento de Sociedad Limitada o una Elección de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
- Los propietarios de una Compañía de Responsabilidad Limitada necesitarán cualquiera de los siguientes: o bien Artículos de Organización, un Certificado de Organización o un Certificado de Formación.
- Las Corporaciones pueden usar los Artículos de Incorporación o un Certificado de Buena Reputación.
Tenga en cuenta que, aunque estas son formas de documentación generalmente aceptadas para la mayoría de las instituciones financieras, no todos los bancos tienen los mismos requisitos. Además, si abre una cuenta en una ubicación física, es posible que necesite documentos originales. Si abre una cuenta en línea, el banco le dará instrucciones sobre cómo hacerle llegar copias electrónicas.
Elegir la cuenta de cheques correcta para su pequeña empresa
Elegir el banco correcto para su cuenta de cheques para pequeñas empresas puede ser la decisión financiera más importante que tome. Esto se debe a que su éxito futuro puede depender de algunos factores clave relacionados con la elección de su banco, como puede ser la forma de financiar su crecimiento. Entonces, deseará encontrar un socio bancario en quien confiar, y que pueda satisfacerle las necesidades de su negocio a medida que crezca.
Estos son los principales factores a considerar, a la hora de elegir un banco para su negocio:
- Tamaño del banco: los bancos comunitarios pueden ser una buena opción para propietarios únicos y pequeñas empresas que no planean escalar más allá de su ciudad o condado. Si tiene planes o estrategias de crecimiento agresivo, un banco regional o nacional puede ser una mejor opción. Los bancos más grandes también tienden a tener mayores capacidades tecnológicas, para el caso que la banca electrónica fuera central para su negocio.
- Servicio: esto está relacionado con el tamaño del banco. Si desea que su banquero lo conozca por su nombre y le gustan las decisiones rápidas tomadas a nivel local, un banco comunitario o un pequeño banco regional puede ser su mejor opción. Alternativamente, si necesita horarios nocturnos, de fin de semana, y de vacaciones disponibles para usted, es posible que desee trabajar con un banco nacional.
- Ubicación: algunas empresas pueden tener problemas para realizar la mayoría de sus actividades bancarias en línea. Sin embargo, si va a lidiar con una gran cantidad de depósitos en efectivo, la ubicación física de un banco debería ser una preocupación principal.
- Tarifas: asegúrese de comparar los niveles de tarifas de cada banco y determine qué banco proporciona lo que necesita, a un costo razonable. Esté atento a las tarifas mensuales de servicio, las tarifas de saldo mínimo, las tarifas de depósito en efectivo, las tarifas de transferencia electrónica y las tarifas de transacción con el exterior. No debería tener problemas para encontrar cheques comerciales gratuitos, especialmente si sus necesidades son relativamente simples. La mayoría de los proveedores de cuentas de cheques no aplicarán ninguna tarifa si se cumplen los requisitos mínimos de saldos o depósitos.
Al igual que con la mayoría de las demás decisiones financieras, asegúrese de investigar a múltiples bancos, antes de decidirse por la opción correcta para su negocio. También tenga en cuenta la gran imagen del crecimiento futuro de su empresa. A medida que su empresa crezca, también es probable que sus necesidades de banca comercial se expandan y, en ese sentido, el banco será casi tan integral como un socio en su negocio.
Pensamientos finales
La decisión de abrir una cuenta de cheques comercial no es una cuestión de si lo hará, sino una cuestión de cuándo lo hará; y el mejor momento para comenzar, es durante la fase de inicio de su negocio. Mezclar sus fondos nunca es una buena idea, por lo que, mantener sus finanzas personales separadas de su negocio podría ser la mejor decisión que pueda tomar para su éxito futuro. Además, con una configuración fácil y un costo bajo (o sin costo), no hay una buena razón para no abrir una cuenta corriente comercial para su pequeña empresa.
